O processo de emissão de certidão de nascimento no SECN é um pouco complexo e para dar suporte ao sistema e entender o que o usuário está relatando é preciso saber alguns detalhes referente ao processo de emissão.
Há dois perfis de acesso ao SECN: UI e CA!
UI (Unidade Interligada):
-Perfil que Atende os Pais na Maternidade / Hospital, Recolhendo os documentos e informações do PAI, da MÃE, da Criança e do Nascimento.
CA (Cartório):
-Perfil que confere a documentação e informações inseridos pelo funcionário da UI e também é quem anexa e assinada digitalmente a certidão de nascimento no sistema.
Cada etapa do processo de emissão de certidão de nascimento é definido por uma situação, um status que por exemplo pode ser “Elaboração pela UI” ou “Cancelado por Pendência pelo Cartório”.
Dica: Durante o atendimento apenas quetionando qual a situação da certidão é possível saber em qual perfil e em qual momento (tela) está ocorrendo o problema!!
Entendendo as situações:
1 – Elaboração pela UI:
– A Certidão está sendo elaborada pela Unidade Interligada (UI)!
2- Disponível para CA:
– A Certidão foi preenchida e foi encaminhada para o Cartório (CA) para a Vericação / Correção!
3- Retornado do CA com problemas:
– O Cartório devolveu a certidão para a Unidade Interligada (UI) para a correção de algum erro de preenchimento ou de anexo de documentação!
4- Aguardando Assinatura:
– O Cartório confirmou que não há erros no preenchimento da certidão e que os documentos anexados estão corretos! (Nesse momento o Oficial Registrador gera a folha da certidão que é feita no sistema do cartório que salva a certidão em PDF para ser anexada no SECN e ser assinada digitalmente).
5- Certidão Assinada:
– O Cartório anexou e assinou com o certificado digital a certidão de nascimento!
6- Retornado com Certidão Assinada:
– O Cartório encaminhou a Certidão de Nascimetno para a Unidade Interligada. A certidão está pronta para impressão ser entregue para os Pais.
7- Cadastro Concluido pela UI:
– A unidade Interligada preencheu todos os dados necessário e anexou os documentos no SECN porém ainda não encaminhou para o Cartório. (Quando a Certidão for encaminhada para o CA ela ficará com a situação 2).
8- Finalizado:
– A certidão de nascimento foi finalizada antes de ser concluida! A certidão pode ser finalizada por diversos motivos os mais comuns são falta de documentos, falta de informações e Pendências. (A finalização é feita só pelo Oficial Registrador no Cartório (CA)).
9- Cadastro Interrompido – Sem Termo de Declaração de Nascimento:
-O registro de Nascimento foi cancelado sem o anexo do DNV (Termo de Declaração de Nascimento).
10- Cadastro Interrompido – Com Termo de Declaração de Nascimento:
– O registro de Nascimento foi cancelado com o anexo do DNV (Termo de Declaração de Nascimento).
Observação: De acordo com os Analistas do Sistema a No caso das Situações 9 e 10 A Certidão deve ser FINALIZADA pelo Oficial Registrador!
11- Cancelado por Pendência pelo Cartório:
– A Certidão de Nascimento foi Cancelada por algum pendência ou motivo determinado pelo cartório!
12- Cancelado pelo Cartório:
– A Certidão de Nascimento foi Cancelada por solicitações dos Pais ou motivo determinado pelo cartório!
13- Recibo Impresso:
– A Unidade Interligada realizou a impressão do Recibo da Certidão (Documento que é assinado pelos Pais informando que receberam a Certidão de Nascimento). O Recibo deve ser assinado, digitalizado e anexado ao sistema para a conclusão do processo!