Treinamento e-SGDE

Por

e- SGDE – Sistema de Gestão de Dados Escolares

O Sistema de gestão de dados escolares (SGDE) é um sistema que permite o controle de: matricula, notas, faltas, bem como, a gestão de toda vida escolar do aluno enquanto discente a rede pública estadual de ensino. Fornecer ainda informações para pagadoria de docentes e copo administrativo e o censo escolar nacional.

Quem pode acessar o e-SGDE

O acesso ao sistema não é acessível para todos os membros da unidade escolar. Apenas professores, secretário (a), Coordenador (a), diretor possuem acesso ao sistema.

Solicitação de acesso

Existem perfis administrativos que podem conceder acesso a outros usuários e perfis comuns, cada um possui sua forma específica de solicitar acesso ao sistema:

O acesso de usuários administrador ou diretores no sistema deve ser feito através de um pedido realizado no portal de sistemas SED, na aba “Solicitar acesso usuário deve ser informado o tipo de acesso e cargo que o funcionário terá:

O Acesso dos demais perfis (docente/coordenado/ti) deve ser feito pela secretaria da unidade escolar pelo GSI, primeiramente deve ser solicitado o acesso ao sistema, após confirmação do acesso é possível identificar que o mesmo possui permissão, mas ainda não está vinculado a nenhuma escola no sistema. Deve então ser feito o processo de atribuição de usuário, na qual o perfil de acesso é selecionado e o CPF do docente é adicionado, após salvar o professor deverá possuir acesso ao sistema.

Classificação de perfis de acesso

Devem acessar PORTAL DO PROFESSOR > PLANEAMENTO DE AULA > LANÇAR PLANEJAMENTO DE AULA.

Devem acessar: PORTAL DO PROFESSOR > PLANEJAMENTO DE AULA > ANALISAR PLANEJAMENTO DE AULA

Diferenças do Perfil Administrativo

  • Solicitação de acesso Administrativo – Portal de Sistemas SED

Para solicitação de acesso administrativo o usuário deve acessar o site www.sistemas.sed.ms.gov.br e ao lado direito selecionar a opção “Solicitar Acesso Usuário”

Deve ser informado o CPF da pessoa que terá o acesso ao sistema

E preencher os campos obrigatórios.

Após o preenchimento das informações a solicitação será encaminhada para análise e aprovação da equipe da SED.

  • Solicitação de Acesso no GSI

  • Atribuição de permissão

Depois do cadastro do usuário ser efetivado, deverá ser dada as permissões de acesso. Essas permissões irão definir o tipo de perfil (docente/coordenador/TST) e a unidade escolar ao qual está atribuído.

Lembrando que um usuário funcional pode ter mais de um perfil de acesso para a mesma escola ou para escolas diferentes, e ser atribuído a mais de uma unidade escolar. Basta que cada unidade ao qual é contratado siga os passos a seguir.

  • Reset de Senha

Como o sistema é vinculado ao GSI o reset de senha deve ser feito pelo mesmo. É sempre importante verificar se o usuário não possui domínio (não deve ter) e qual o e-mail cadastrado (a unidade escolar deve proceder com a alteração do e-mail), e através do CPF é possível realizar a alteração da senha tanto para docentes quanto para perfis administrativos. Após receber a nova senha o acesso deve ser feito pelo GSI, em alguns casos são apresentados os termos para acesso, após procedimento a senha deve ser alterada e em seguida o acesso ao sgde são feitos com os mesmos dados.

  • Alteração do Perfil de Acesso

Alguns dos professores também são coordenadores ou são lotados em mais de uma escola tornando necessário o cadastro de mais de um perfil, sendo necessária a alteração do perfil durante o acesso ao SGDE. Na parte superior é apresentado o nome da unidade escolar em que se encontra lotada, ao selecionar o nome é apresentada a opção de edição do perfil de acesso.

 

  • Verificações Básicas.

É importante ressaltar que, quase não há necessidade de solicitar o envio de prints por parte dos usuários pois possuímos um perfil que permite a simulação de acesso de secretárias e professores.

  1. Autorização de lançamento – Interfere nas turmas apresentadas para cada professor.
  2. Período de Avaliação – Interfere nas datas apresentadas no lançamento da frequência de cada bimestre
  3. Calendário – Cadastro de dias letivos e não letivos.
  4. Horário da turma – Cadastro de todos os horários das disciplinas de cada uma das turmas

Conhecendo o Sistema

  • Autorização de Lançamento

Portal do Professor < Administrativo > Autorização de Lançamento

Nesta consulta conseguimos verificar todos os docentes lotados na escola e a quais turmas estão vinculados, isso serve para docentes e coordenadores, assim como para acessos administrativos.

  • Incluir Autorização: Ao adicionar o CPF do docente o sistema apresenta as opções de vinculo a ser selecionado, e informar os dados de início e fim da vigência deste docente.
  • Editar: O sistema permite o iniciar alterara as datas de início e fim da vigência, lembrando que após expirar o início da vigência tanto professores quanto coordenadores não têm mais acesso ao diário online para edição.
  • Consultar autorização: É possível filtrar a consulta de docentes cadastrados pelo CPF ou nome, após procedimento na opção “VINCULAR” é possível realizar a consulta do vínculo de cada um dos docentes para cada turma e disciplina, sendo possível verificar quem está ou não autorizado a realizar lançamentos no diário e planejamento. Para incluir um professor como autorizado para a turma é necessário que a matéria que ele lecione esteja com o campo “vinculo” em branco, após marcar esta opção e salvar o professor automaticamente estará autorizado para a turma. Caso seja necessário desvincular um professor ou docente deve ser feita a consulta de seus dados e desmarcar o campo “vincular” e salvar em seguida.
  • Período de avaliação

ADMINISTRATIVO > PERÍODO DE AVALIAÇÃO

Deve ser informado o ano de referência e o tipo de curso para pesquisa, neste local é onde deve ser cadastrada a duração de duração de cada um dos períodos de avaliação. Este cadastro é importante pois através dele será determinado o período de acesso dos docentes ao diário online.

  • Calendário

Unidade Escolar > Calendário Unidade Escolar

Nesta tela a secretária atribui os calendários para a sua Unidade Escolar, conforme o curso oferecido no ano referência. Cada modelo de calendário possui dados pré-definidos com dias letivos e não letivos, férias, feriados e etc.

  • Horário de funcionamento da Turma

Unidade Escolar > Turma > Horário da Turma.

Neste local deve ser feito o cadastro de todos os horários das disciplinas de cada uma das turmas, dia da semana, tempos, horários dos intervalos e afins. Impactando diretamente no que será presentado no dário de classe de cada um dos professores.

  • Aluno

Unidade Escolar > Aluno

Esta aba permite a consulta de todos os alunos já registrados no estado e a inclusão de novos alunos. A consulta pode ser feita pelo código do aluno no sistema, nome, nome da mãe, etc. No campo a esquerda é possível selecionar as seguintes ações:

  • Alterar nome: Somente para a correção de nome do aluno;
  • Atualização cadastral/editar: a mesma função de correção dos demais dados do aluno;
  • Incluir nome afetivo/incluir nome social: Novas abas habilitadas após legislação;
  • Resetar senha: Senha do portal do aluno.

No canto direito fica o campo de “detalhes”, onde conseguimos analisar cada um dos dados pessoais dos alunos, e principalmente verificar o histórico de matrículas e a movimentação de turmas deste aluno. É um dos campos mais importantes pois esta consulta é essencial para o agrupamento de matrículas de alunos com código duplicado.

  • Alocar Estudante

Unidade Escolar > Turma > Pesquisar > Ano de Referência > Ação > Estudantes Alocados

Ao pesquisar o ano de referência as turmas são apresentadas e é possível verificar se a quantidade máxima de alunos foi atingida, caso sim a alocação não será possível, portanto deverá solicitar uma nova vaga na central de matrículas. Para alocar, o nome do aluno deve ser selecionado e em seguida salvo. Após procedimento o aluno fica vinculado a turma, neste local também é possível corrigir o número da chamada dos alunos.

  • Agrupar matrículas

Administrativo > Agrupar Matrículas

A necessidade do agrupamento de matrículas se dá quando o aluno possui mais de um código, neste caso é necessário agrupá-los para que todas as informações e registros referentes a esta criança estejam no mesmo lugar para consulta. Ao receber um chamado de códigos duplicados é necessário detalhar os dados desse aluno e comparar as informações contidas em ambos, para não correr o risco de unificar códigos de crianças diferentes. Deve ser consultado principalmente os documentos, filiação e a movimentação de matrículas, para averiguar se existe coerência entre elas.

Ao acessar as abas o sistema apresenta o campo para informar os dois códigos do mesmo aluno e ao pesquisar são apresentados os dados das movimentações de matrículas de cada código. Deve ser sempre antigo o código mais antigo, portanto os dados da matrícula mais recentes devem ser selecionados e salvos, após salva-los eles são movimentados para o código mais antigo, somente após movimentar todos os dados é apresentada a opção para exclusão do código m branco. Após o procedimento ter sido realizado o sistema permite a consultar quem realizou o procedimento e quando foi realizado na aba “DESTINO DO ALUNO”.

  • Período de avaliação

Administrativo > Período de Avaliação

Deve ser informado o ano de referência e o tipo de curso para pesquisa, neste local é onde deve ser cadastrada a duração de duração de cada um dos períodos de avaliação. Este cadastro é importante pois através dele será determinado o período de acesso dos docentes ao diário online

  • Frequência: É selecionada a data início e fim da frequência a ser lançada (lembrando que a data início e fim do bimestre selecionado é de acordo com o período de avaliação), após listar as datas deve ser selecionada a data a ser lançada a frequência de aluno a aluno. Por regra o sistema apresenta todos os alunos com presença (.), e cabe ao professor lançar a falta (F). As datas e tempo da aula apresentado é de acordo com o que foi lançado no horário da turma, caso estas datas estejam erradas ou duplicadas, após verificar o horário da turma deve ser feito o procedimento de correção de datas, deixando todos os alunos com presença e salvando o diário.
  • Lançar nota: O professor deve cadastrar o tipo de avaliação, o tipo de média e salvar, em seguida poderá acessar a avaliação e lançar a nota de cada aluno. Ao final do bimestre o sistema calculará de forma automática a média.
  • Finalizar diário: O procedimento deverá ser feito após a finalização do bimestre, mas não é exigida uma data limite para que o docente finalize. Após finalização não é possível a edição dos dados do diário e caso seja necessária alguma edição posterior, o diário deve ser desfinalizado pela secretaria da escola.
  • Turmas

Unidade Escolar > Turma

Nesse local são apresentadas todas as turmas atualmente cadastradas no sistema, podemos verificar a quantidade de alunos alocados, o turno da turma e se está autorizada ou não. É possível também editar os dados.

  • Estudantes alocados: Podemos visualizar todos os alunos que já passaram pela turma, podendo ser realizadas ações como dispensa de disciplina, informação de atestados médicos ou licenças, transferência ou remanejamento de turma e impressão de relatórios de frequência e matrícula.
  • Desoficializar turma: Um campo importante e perigoso, pois quando a turma é desoficializada e oficializada novamente todos os alunos voltam a ordem de chamada, independente de terem sido transferidos ou alocados na turma posteriormente.
  • Horário da turma: Muito utilizado e possui vínculo direto com o diário online. Neste local deve ser feito o cadastro de todos os horários de disciplinas de cada uma das turmas, horário de intervalos e afins impactando diretamente no que será presentado no diário de cada um dos professores.
  • Lançar média: Acesso da secretaria para correção das notas lançadas para os alunos.

 

  • Finalizar situação do aluno

Unidade Escolar > finalizar situação do aluno

Neste campo será feita a finalização do aluno no ano letivo e o sistema calculará sua aprovação ou não através das médias dos bimestres e cálculo da frequência. A finalização pela média anual calculará as notas dos quatro bimestres, e o aluno pode ficar aprovado, retido ou em exame. A aprovação pela média final irá calcular as notas de exame e conselho lançadas posteriormente, e não é possível acrescentar mais notas após este cálculo. É possível desfazer a finalização do aluno caso alguma informação do mesmo deva ser alterada, pois após finalização (aprovado/reprovado/aprovado em regime de progressão parcial).

  • Progressão parcial

Unidade Escolar > Progressão parcial > Aluno progressão parcial

É relativamente recente e o aluno pode ter reprovado em até três matérias e ainda assim passar de ano, contudo deverá cursar novamente as disciplinas em que ficou retido no ano anterior. Quando o aluno se encontra nesta situação ele deve ser alocado em uma turma de progressão que é feita semestralmente. Após alocado é possível lançar a média e finalizar a situação do aluno, caso o mesmo reprove deverá ser alocado na turma do próximo semestre.

  • Lançar Médias

Unidade Escolar > Turma > Lançar Médias

Acesso exclusivo de usuários administrativos para lançar notas de alunos transferidos ou corrigir dados lançados no diário do professor

  • Finalizar Situação do Aluno

Unidade Escolar > Finalizar Situação do Aluno

É através dessa funcionalidade que o sistema calcula as médias e as faltas dos alunos ao final de cada ano letivo.

O sistema informa se o aluno está apto a prosseguir para o próximo ano/fase ou não, se precisará fazer prova de exame ou ainda, se poderá ir para o próximo ano “devendo” disciplina (RPP)

Todo aluno deve ser finalizado sem exceção.

  • Como é feito o cálculo de média

  • Boletim

Unidade Escolar > Turma > Escrituração Escolar

A impressão do boletim permite uma verificação mais ágil do calcula das médias e das faltas anuais.

As notas apresentadas no boletim são importadas do menu “Lançar Médias”, que por sua vez importa os dados dos diários finalizados dos professores.

  • Plano de Estudo especial

Trata-se de um complemento para alunos do 3ª ano do Ensino Médio que finalizaram o ano letivo, mas ainda possuem disciplinas pendentes.

A avaliação é feita de forma bimestral até que o aluno obtenha a média satisfatória para aprovação.

 

  • Renovação de matrícula

O período para a renovação de matrícula para o ano de 2023 já foi encerrado, portanto caso queira reabri-lo deve entrar em contato com a Central de matrículas, para o ano de 2024 ainda não foi liberado o procedimento. Para renovar a situação do aluno deve atualizar seus dados e em seguida confirmar a renovação, após procedimento é possível imprimir o requerimento de matrícula. A renovação é conforme as vagas apresentadas para as turmas do ano seguinte. Como a renovação é feita antes da finalização da situação do aluno, após verificar os retidos, estes devem ser reposicionados.

  • Menu RH

Temos uma liberação apenas para consulta dos vínculos dos servidores e esta consulta deve ser feita para problemas na impressão do Livro Ponto e lançamentos de quadro de horário

Qualquer problema no livro ponto que esteja relacionado ao preenchimento de carga horária, vínculos, nome, data de nascimento, matrícula e afins, orientar a entrar em contato com o técnico da folha de pagamento ou o RH da SED nos telefones (67) 3318-2401 / (67) 3318-2404

Outras consultas no e-SGDE

Agora que já vimos as principais consultas dentro do sistema, iremos abordar algumas outras consultas que também estão disponíveis para os usuários.

Impressão do Histórico Escolar

Unidade Escolar >> Guia de Transferência/Histórico Escolar >> Ação: Imprimir Histórico Escolar

Qualificação Profissional

Administrativo >> Qualificação Profissional >> incluir

DIÁRIO – Finalização de Estágio Supervisionado

Portal do Professor >> Diário On-Line >> lançar diário >> Ação: Finalizar

PLANEJAMENTO DE VAGAS – Alterar o Programa de Cursos do Pronatec

Unidade Escolar >> Planejamento de Vagas

PROCESSO SELETIVO – Ajustar Pesquisa do Candidato

Processo Seletivo >> Candidato

. RH – Alterar a Permissão de Pagamento

Rh >> Consultar >> Docentes >> Filtro: Registro De Emprego >> Buscar

RH Analisar a Liberação de Alocação em Aulas de Substituição

Rh >> Vincular >> Consultar Pessoas >> Filtro: Cpf >> Pessoa: Convocado >> Clicar no Ícone >> Selecionar O Ícone: Consultar Vínculo >> Vínculo: 2021 >> Botão S

DIÁRIO – Analisar o Impedimento de Exclusão da Data Duplicada

Portal Do Professor >> Diário On-Line >> Lançar Diário >> Simular Acesso Do Docente >> Tipo De Atendimento >> Ano De Referência: 2022 >> Período De Avaliação: 1º Bimestre >> Pesquisar >> Checkbox >> Ação: Frequência >> Escolher O Intervalo De Datas >> Listar >> Botão: Excluir Diário >> Selecionar A Data >> Confirmar

PLANEJAMENTO – Analisar o Impedimento de Finalização pelos Coordenadores.

Planejamento De Aula >> Analisar Planejamento De Aula >> Simular Acesso Do Docente >> Ano De Referência: 2022 >>

DIÁRIO – Analisar a Impossibilidade da Importação do Planejamento – Correção de Filtragem

Portal Do Professor >> Diário On-Line >> Lançar Diário >> Simular Acesso Do Docente >> Ano De Referência: 2022 >> Período De Avaliação: Nota Do Módulo >> Curso >> Turno >> Turma >> Disciplina >> Checkbox >> Ação: Conteúdo e Habilidades >> Botão: Importar Planejamento >> Checkbox: Datas >> Botão: Importar

TURMAS – Corrigir a Vinculação das Turmas IF com as Unidades Curriculares Correspondentes

Unidade Escolar >> Turma >> Ano Letivo >> pesquisar >> editar

. REMANEJAMENTO – Analisar a Falta de Sequência Numérica após este Procedimento

Unidade Escolar >> Turmas >> Checkbox >> Ação: Alunos Alocados >> Checkbox >> Ação: Remanejamento

ATA – Analisar a Apresentação SN na Disciplina de Física

Unidade escolar>> Turma >> Escrituração Escolar >> Ano de Referência: 2021 >> Nome da Turma >> Pesquisar >> CheckBox >> Ação: Relatório de Atas Finais >> Escolha Diretor

MATRÍCULA – Analisar a impossibilidade de renovação

Unidade Escolar >> Matriculas >> Aba: Renovação de Matriculas

.ALOCAÇÃO – Analisar a impossibilidade de alocação da aluna do Aprofundamento

Unidade Escolar >> Matriculas >> Aba: Renovação de Matriculas

Analisar o impedimento da edição de Lotação com Substituição

Unidade Escolar >> Matriculas >> Aba: Renovação de Matriculas

.PROCESSO SELETIVO – Erro No Sistema – Designação Não Habilita O Campo Processo Seletivo

ProcessoSeletivo >> Candidato >> Pesquisar >> selecionar >> Ação: Classificação

RH – Permitir Pagamento

RH – consultar>> Docente

UNIDADE ESCOLAR – Erro Ao Gerar Guia De Transferência

Unidade Escolar >> Guia de Transferência/ Histórico Escolar >> Consultar Por >> Pesquisar >> CheckBox >> Ação: Imprimir Guia de Transferência >> Pesquisar >> CheckBox: Ano de Ref. >> Pesquisar >> CheckBox: Histórico Principal >> Assinatura: Diretor >> Imprimir Guia

.UNIDADE ESCOLAR – Renovar Matricula Pronatec Ppl 2022 –Urgente

Unidade Escolar >> Matriculas >> aba: Renovação de Matriculas

Livro Ponto Não Está Disponível

Lotação>> livro ponto>>pesquisar>> imprimir

PORTAL DO PROFESSOR – Finalizar Planejamento De Aula Turma De Itinerário

Portal Professor >> Planejamento de Aula >> Analisar Planejamento de Aula>>Pesquisar >> Detalhes >> Situação >> Salva Planejamento

RH – Marcar autoria da Coordenadora

RH – consultar>> Docente

RH – Marcar Sim Na Escola Autoria Para O Coordenador De Área

RH – consultar>> docente

PORTAL DO PROFESSOR – Importar Os Planejamento Para O Parâmetros Correto

Portal do Professor>>administrativo >>Parâmetros do Portal do Professor >> Aba>> Vigência>> Pesquisar

UNIDAD ESCOLAR – Matricula – Não Renova A Matricula No Pronatec Ppl

Menu: E-SGDE >> Unidade Escolar >> Matriculas >> aba: Renovação de Matriculas>> pesquisar>>selecionar>>ação Renovar Aluno >> aba>> Renovar Matricula

.RH – Marcar Escola De Autoria –Urgente

RH – consultar>> Docente

UNIDADE ESCOLAR – Turmas – Correção Matriz Curricular Extensões –urgente

Unidade Escolar >> Turma >> Ano Letivo >> Pesquisar >> Editar