O Sistema Contencioso tem como objetivo principal controlar os andamentos do processo administrativo tributário da Secretaria de Estado de Fazenda de Mato Grosso do Sul.

Tipos de Processos Administrativos Tributários:

• Auto de Lavratura e Imposição de Multa (ALIM)
  • Série – A
  • Série – M (Trânsito)
  • Série – E
  • Série – I (Desmembramento)
• ALIM Simplificado (AS)
  • Série – S
• Termo de Transcrição de Débito (TTD)
  • Formulário Manual: Série – T
  • Formulário Eletrônico: Série – D
• Auto de Cientificação (ACT)
  • Série – C

O Sistema tem por finalidade elaborar as seguintes atividades:

• Controle do Fluxo do Processo;
• Protocolar o Documento de débito: ALIM / AS / TTD;
• Geração e impressão da Capa do Processo;
• Geração e impressão da Guia de Remessa;
• Geração e impressão de Despacho;
• Geração e impressão do Termo de Revisão;
• Geração e impressão das Decisões de 1ª e 2ª. Instâncias;
• Atualização de informações com o sistema CRD: Documento de Débito; Processo; Tramitação; Decisões; Recursos;

FLUXO DE TRABALHO

Os processos eram controlados por departamento. Quando um processo era tramitado para outro departamento, o usuário utilizava uma guia de remessa. A consulta se restringia, a tão somente descobrir onde o processo se encontrava. Também era permitido que o usuário tramitasse um processo para qualquer lugar sem nenhuma restrição. Desta forma, o usuário estava mais propenso a cometer erros de tramitação.

E agora com o contencioso? Como deve ser feito?

O sistema contencioso controla cada “parte de trabalho”, ou seja, as atividades executadas dentro de cada departamento. Veja na figura abaixo, o processo é tramitado para o UCJ que internamente realiza as seguintes etapas: Distribuição do processo ao julgador [Expediente do setor], Julgador analisa processo impugnado [julgadores], Analisar decisão de 1ª Instância [chefe do setor] e conferir processo de 1ª Instância [Responsável pela Conferência]. O sistema controla todas as atividades dentro dos departamentos permitindo descobrir não só onde o processo se encontra mais também qual atividade está sendo executada.

NAVEGANDO NO SISTEMA

Como acessar o Sistema

O Sistema Contencioso será acessado através do portal do “ICMS Transparente” – https://efazenda.servicos.ms.gov.br.

Tela do “icms transparente”

Após o login aparecerá uma tela com todos os sistemas ao qual o usuário possui acesso, no canto superior esquerdo aparecerá o seu login, clique no botão Contencioso.

Explicando o Menu

Após o acesso, o usuário terá disponíveis os recursos do Sistema Contencioso, separados por assuntos, alguns dos tópicos são liberados de acordo com o papel de cada usuário, mostrando apenas os assuntos cujo usuário tem permissão de acesso.

• Pesquisar
• Alim
• TTD
• Alim Simplificado
• Processos
• Edital de Intimação
• Guia de Remessa
• Relatórios
• Utilitários

Menu do sistema contencioso

Os itens estarão disponíveis da seguinte forma:

• Pesquisar

Abre uma caixa pesquisa que permite encontrar, qualquer documento dentro do sistema.

• ALIM
  • Alim’s não protocolados – Exibe todos os ALIM’s eletrônicos ou manuais que não foram protocolados ainda.
  • Cancelados – exibe um formulário de busca por Unidade Organizacional ou por número do Alim e série.
• TTD
  • TTD’s não protocolados – Exibe todos os TDD’s eletrônicos ou manuais que não foram protocolados ainda.
  • Cancelados – exibe um formulário de busca por Unidade Organizacional ou por número do TTD e série.
• Alim Simplificado
  • Alim’s Simplificados não protocolados – Exibe todos os ALIM’s Simplificados eletrônicos ou manuais que não foram protocolados ainda.
• Processos
  • Deste Setor – Exibe todos os processos que aquele setor é responsável;
  • Sob meus cuidados – Exibe todos os processos pelos quais a pessoa que está logada no sistema é responsável;
  • Atrasados – Exibe os processos que estão atrasados;
  • Concluir Atividade – Mostra os processos que estão em atividades que vencerão em 5 dias;
  • Em atualização CRD – Exibe todos os documentos dos processos que não estão atualizados com o sistema CRD;
  • Por setores – Exibe todos os processos por setor;
  • Prorrogação de Prazo – Lista os processos que estão em análise de pedido de prorrogação de prazo;
  • Prioridade de Tramitação – Lista os processos com prioridade de tramitação.
• Edital de Intimação:
  • Gerar Edital – Mostra formulários para gerar um edital;
  • Editais Gerados – Lista os editais gerados por setor;
  • Cadastrar Modelo – Cadastra novos modelos de edital;
  • Consultar Modelo – Lista os modelos de editais gerados.
• Guia de Remessa
  • Emitir – Emissão da Guia de Remessa;
  • Receber – Baixa da Guia de Remessa;
  • Cancelar – Cancela um(s) processo(s) da guia de remessa
  • Devem ser emitidas – Exibe os processos aos quais devem ser emitidas as guias de remessa;
  • Pendentes por setor – Exibe as guias de remessa pendentes no Sistema Contencioso por setores;
  • Em atualização CRD – Exibe as guias de remessas que não estão atualizadas com o sistema CRD;
• Relatórios
• Mostra de acordo com o papel do usuário.
• Utilitários
  • Software do Leitor Óptico – Para baixar o software;
  • Fluxograma do Sistema – Para baixar os fluxos dos processos.

Leitor Óptico

Leitores ópticos são usados para decodificar as etiquetas de código de barra.

código de barras

Esse é um fator inovador a ser considerado no sistema do Contencioso: a geração do código de barras. Leitores ópticos estarão disponíveis em vários setores do processo contencioso fiscal, possibilitando maior agilidade na consulta dos andamentos dos processos.

Para efetuar a consulta de processos utilizando o leitor óptico, o usuário deverá estar localizado na tela inicial do sistema e deve posicionar o leitor óptico sobre o código de barras da capa de processo. O sistema automaticamente efetuará a busca do processo.

A baixa da guia de remessa também pode ser efetuada na tela inicial do sistema com o auxílio do leitor óptico.

ALIM CONCOMITANTE

O Alim Concomitante deve ser protocolado antes mesmo de vencer os 20 dias do prazo para pagamento do ACT.

• Caso o ACT seja quitado:

O Contencioso bloqueia o Processo do ALIM e roteia para a atividade Realizar Conferência Dívida Quitada ou Solucionada. – UCOB, sinalizando o processo pendente de emissão de guia.

• Caso o ACT seja Parcelado:

O parcelamento será Protocolado no CRD com outro número de processo, ficando o contribuinte com dois processos tributários: do ALIM e do Parcelamento do ACT.

• Caso o parcelamento do ACT seja rompido:
• O Processo do Parcelamento do ACT será encaminhado para Dívida Ativa;
• O Alim será amortizado no CRD (descontado o valor Pago e o valor já encaminhado para a Dívida Ativa);
• O usuário responsável pelo Processo do ALIM deverá encaminhá-lo à UCJ fazer o Termo de revisão, amortizando os valores. Esses valores não serão exportados para o CRD, somente será exportada a Data do Termo (através do ABONN015), pois o CRD tem uma rotina de amortização do saldo, independente do Termo de Revisão do Contencioso.

CAPA DE PROCESSO

Esta função inova os procedimentos de protocolização dos processos do contencioso, em relação à forma que era feito antigamente.

Na nova sistemática os ALIM’s serão protocolizados diretamente no sistema. Os ALIM’s eletrônicos gerados no sistema SGF não precisam ser digitados novamente, já os não eletrônicos passam a ser digitados diretamente no Sistema Contencioso ao invés do preenchimento no Sistema de Crédito Tributário (CRD).

A capa de processo possui diversas informações, tais como:

• Sujeito passivo: inscrição estadual, razão social, endereço, etc;
• Dados do ALIM: número, série e data de lavratura;
• Número do processo no Sistema SPI;
• Número do processo na OPR;
• Observações;
• Resultado da Primeira Instância: (Procedente em parte, Procedente In Totum e Improcedente);
• Resultado da Segunda Instância: (Procedente em parte, Procedente In Totum e Improcedente);
• Tipo de Recurso: (Recurso Voluntário, Reexame Necessário e Recurso Especial).

Como criar a capa de Processo

Os usuários dos órgãos preparadores devem clicar em Alim’s não protocolados.

Será aberta uma tela com todos os Alim’s não protocolados por OPR

O usuário do órgão preparador responsável pelo protocolo do ALIM deve acessar o mesmo através da lista de alim’s que será gerada.

Após abrir o ALIM o sistema disponibiliza o botão “Protocolar”.

botão protocolar

Após clicar no botão protocolar, o usuário deve preencher corretamente os dados necessários para protocolização do ALIM e clicar em salvar, essa ação gera a capa do processo ALIM.

tela do cadastro do protocolo

Iniciar e Concluir uma Atividade

Somente usuários que constarem na lista “Visualizar quem pode iniciar atividade” é que têm permissão para iniciar a atividade.

Tome Nota: O usuário que iniciar uma atividade terá obrigatoriamente que concluí-la.

Algumas atividades só podem ser iniciadas por usuários com papeis específicos no sistema contencioso, como por exemplo, a atividade “Revisar Processo” que só pode ser iniciada por um usuário que possua papel “Revisor”.

botão iniciar atividade

OBS: Em algumas atividades, o prazo é contado a partir de uma data específica.

Ao concluir a atividade, dependendo do tramite do processo, o usuário deve confirmar qual a próxima atividade. Caso o tramite tenha apenas uma opção de fluxo, ao concluir a atividade o sistema encaminha o processo diretamente para a próxima atividade.

botão concluir atividade

Caso o proprietário da atividade não concluir a atividade dentro do prazo especificado, ele receberá um e-mail notificando-o sobre o atraso. O responsável pelo departamento também receberá um e-mail sobre esse atraso.

Caso haja alguma decisão o próprio sistema mostrará as opções de escolha a ser selecionada para que o processo tramite de acordo com a rota escolhida.

decisão: capa de processo

Impressão da Capa de Processo

Para a impressão da Capa de Processo, basta clicar no botão “Imprimir”.

tela de impressão da capa de processo

Como saber em que atividade o Processo se encontra

O usuário do Sistema Contencioso tem a facilidade de verificar em que atividade o Processo se encontra, através das diversas consultas na tela Inicial, por exemplo, “Processos deste Setor” ou “Pesquisar”.

Após clicar no botão Pesquisar é aberta a seguinte tela para pesquisa:

Localize o processo desejado, acesse-o. A tela abaixo mostra o nome do setor e a atividade atual.

Setor e atividade atuais do processo

Consulta do Histórico

Mostra o Histórico completo da tramitação desse Processo no Fluxo Contencioso.

O Histórico é um resumo de todos os procedimentos efetuados nesse processo, com Data, Hora, atividade realizada e usuários.

histórico do processo

GUIA DE REMESSA

Sobre a Guia de Remessa

A Guia de Remessa no Sistema Contencioso é um documento gerado para que se comprove a entrega dos processos físicos num determinado Setor.

Todas as vezes que o usuário concluir a atividade no botão “Concluir Atividade”, o processo é tramitado para a próxima atividade do fluxo. Muitas vezes esta “nova” atividade está em outro setor, portanto o processo físico deverá ser enviado através de uma guia de remessa.

O sistema contencioso obriga o usuário a emitir a guia de remessa toda vez que o processo for tramitado de um departamento para outro. Salvo alguns casos onde não existe a tramitação física, apenas a eletrônica.

Se o usuário que deveria emitir a guia de remessa deixar de fazê-lo, o sistema irá impedir a tramitação do processo até que a guia seja emitida no setor remetente e baixada no setor destinatário.

Depois de gerada a guia de remessa, o usuário deverá levar os processos físicos até o destinatário, que deve realizar os seguintes procedimentos:

(1º) Receber os processos físicos e assinar a guia de remessa em papel;

(2º) Localizar dentro do Sistema Contencioso a Guia de Remessa através do número, que também está em formato de código de barras para agilizar a localização;

(3º) Para que haja uma conferência segura e consistente é necessário baixar processo a processo da guia de remessa. Esta conferência poderá ser feita através de uma caixa de seleção ou leitura óptica;

Cada guia de remessa pode conter até no máximo 14 processos.

Consultar processos pendentes de Emissão da Guia

O usuário tem a opção de consultar um breve histórico dos processos que obrigatoriamente precisam da emissão da guia de remessa. Este histórico mostra algumas informações sobre o processo, tais como: setor remetente, setor destinatário, etc. Para consultar os processos pendentes de Guia de Remessa, basta na opção do Menu Guia de Remessa , o usuário selecionar a opção “Devem ser emitidas”, conforme a figura abaixo:

Será exibida uma lista de Setores Remetentes, escolha algum da lista.

Ao escolher o setor que deseja consultar as guias que devem ser emitidas, aparecerá a seguinte tela, com as informações básicas de cada processo.

menu guia de remessa – devem ser emitidas

Emitir Guia de Remessa

Para emissão de uma Guia de Remessa, o usuário precisará clicar no ícone de “Guia de Remessa /Emitir”, na tela principal do Sistema.

menu guia de remessa – emitir

Será exibida uma tela para o usuário escolher o nome do Setor para o qual ele deseja enviar os processos físicos. O Sistema abrirá uma lista contendo todos os processos enviados eletronicamente para aquele respectivo setor, que ainda não foram encaminhados fisicamente.

emissão da guia de remessa

A emissão da guia de remessa é feita no Botão “Emitir”, o Sistema gera uma nova tela com a confirmação da Geração da Guia de Remessa, para que o usuário possa imprimir essa guia.

confirmação da emissão da guia de remessa

Imprimir Guia de Remessa

Uma guia de remessa será apresentada para impressão contendo todos os processos escolhidos no item anterior. Esta deverá ser impressa em duas vias, uma para o destinatário e outra para o remetente.

impressão da guia de remessa no google chrome

impressão da guia de remessa no internet explorer

Receber Guia de Remessa

Para que a guia de remessa possa ser baixada no sistema contencioso o usuário deverá estar lotado no departamento destinatário desta guia.

Este usuário pode escolher as guias que deseja baixar; na tela principal do Sistema, clique em “Guia de Remessa / Receber”.

Após esse procedimento aparecerá a tela para que seja digitado o número da Guia de Remessa.

O usuário deverá digitar o número da guia, e irão aparecer todos os processos relacionados.

Só será permitido o recebimento total (de todos os processos) da guia de remessa. Para receber uma GRE é necessário que esta já esteja emitida e não tenha sido cancelada.

O campo de número de páginas é obrigatório para o recebimento, após preencher tudo, clique no botão “Receber Guia de Remessa”:

recebimento da guia de remessa

Ao receber a guia aparecerá uma nova tela com a confirmação da baixa:

confirmação do recebimento da guia de remessa

Tome Nota: Se o processo estiver pendente na guia de remessa, e não for dado a baixa, o usuário não consegue iniciar a atividade, aparecendo uma mensagem de aviso.

Cancelar Guia de Remessa

Para cancelar uma Guia de Remessa, o usuário precisará clicar no ícone de “Guia de Remessa / Cancelar”, na tela principal do Sistema.

Após esse procedimento aparecerá a tela para que seja digitado o número da Guia de Remessa.

Só será permitido o cancelamento de GRE se a mesma não tiver sido recebida, o usuário tem a opção de cancelar apenas parte dos processos de uma GRE ou toda a guia de remessa.

Se ao tentar receber uma guia algum dos processos estiver dando erro, é possível cancelar apenas esse processo da guia, e recebe-la normalmente.

cancelamento da guia de remessa ou de apenas um processo

DOCUMENTOS

Como adicionar documentos

Esse recurso permite que usuário inclua algum documento ao processo que está em tramitação, como por exemplo: Anexo, Despachos, Demonstrativos Tributários, etc.

Cada atividade possui documentos que podem ser inseridos ao processo, alguns documentos são obrigatórios nas atividades. Para inserir um documento ao sistema o usuário deve estar com atividade iniciada, na capa de processo deve clicar no botão ‘Alterar’, com isso o sistema irá disponibilizar todos os documentos disponíveis para aquela atividade.

Obs: Apenas o usuário que iniciar a atividade poderá adicionar documentos ao processo.

Como consultar documentos do processo

Siga os mesmos procedimentos de abrir o processo desejado (“Processos/ Deste Setor” ou “Pesquisar”). A visualização dos documentos do processo estará disponível para as consultas, bastando o usuário clicar em qual documento deseja abrir.

APENSAMENTO DE PROCESSOS

O apensamento de processo tem o propósito de manter processos que foram parcelados ou que serão pagos do mesmo sujeito passivo nas mesmas condições, impondo que os processos apensados seguirão a mesma trajetória do processo principal.

Quando um processo está apensado a outro, na capa do Processo irá constar o campo “Apensado em”, com o número do processo ‘Pai’ na frente, para acessar o processo basta clicar no número, como na tela a seguir:

Repare que no processo ‘Filho’ não aparecem opções para iniciar, rotear ou concluir atividade, pois isso pode e deve ser feito apenas com o processo ‘Pai’. Como mostra a figura a seguir:

Para acessar qualquer um de seus processos ‘filhos’ basta clicar no número do desejado.

PESQUISAR

Este módulo disponibiliza ao usuário diversas formas de consulta dos documentos do processo no sistema contencioso.

Poderão ser consultados documentos de ALIM, Capa de Processo, Termo de Revisão, etc., conforme a figura a seguir:

Além disso, a consulta disponibiliza a possibilidade da busca por nome do sujeito passivo, número do processo (SPI), etc. Veja na figura abaixo:

Para efetuar a pesquisa, clique no botão pesquisar

EDITAL DE INTIMAÇÃO

Cadastrar Modelo de Edital

Para cadastrar um modelo de Edital vá no meu “Edital de Intimação/Cadastrar modelo”.

cadastrar modelo de edital

A seguinte tela será aberta, após preencher as informações necessárias clique em salvar.

Consultar Modelo de Edital

Para consultar os modelos de Edital já cadastrados vá no menu “Edital de Intimação/Consultar modelo”.

consultar modelo de edital

A seguinte tela será exibida, com uma lista de todos os modelos já cadastrados no sistema, para obter maiores informações basta clicar no desejado.

Caso o usuário queira alterar/consultar informações do modelo de edital, basta clicar no título do desejado, abrirá a seguinte tela:

Mas apenas quem criou o modelo de edital tem permissão para alterar informações do mesmo.

Gerar Edital

Para gerar um Edital vá no menu “Edital de Intimação/Gerar edital”.

gerar edital

A seguinte tela aparecerá, ao clicar em “Selecione o modelo do edital de intimação” aparecerá uma janela com a lista de todos os modelos já cadastrados, basta escolher algum da lista e “Confirmar”.

Ao selecionar o modelo desejado, aparecerá uma descrição logo abaixo.

Agora para adicionar os processos daquele edital, clique na aba processos.

Aparecerá a seguinte tela com as opções dos tipos de processos do contencioso. Selecione o desejado e clique em “Adicionar”, quando terminar de adicionar todos, clique em “Salvar”.

Consultar Editais Gerados

editais gerados

Ao clicar em “Editais Gerados”, abrirá a seguinte tela, selecione a unidade organizacional.

Aparecerá a seguinte tela com a data de criação do edital e quais processos foram adicionados, para obter maiores informações basta clicar no desejado.